同じ広告代理店に15年いる38歳の僕の業務レベルが、最近日々進化しちゃっています。
毎日クライアントとのミーティング、社内MTG、進捗確認……。MTGが続く日に気づいたら「議事録を書いてメールを送る」だけで夕方になっている日が何度あったことか。
本来やるべき「戦略を考える時間」「クリエイティブを磨く時間」が、事務作業に食われていく。これ、広告代理店あるあるだと思います。
今回は生成AIを使って、この「議事録・メール作成地獄」から解放されるための具体的な方法をまとめます。プロンプトのテンプレートもそのまま使えるものを用意したので、明日から実践できます。
広告代理店の「時間泥棒」はこれだった
まず現状を整理します。広告代理店のプレイヤーが1日の中で消耗している「事務作業時間」の代表格がこの3つです。
- ミーティング後の議事録作成（Zoom・対面問わず）
- ネクストアクションの整理とメール送付
- クライアントへの謝罪・確認・報告メール
これらは「重要ではあるが、本来の付加価値を生む仕事ではない」タスクです。
生成AIを使えば、これらを一気に短縮できます。
① Zoom等の文字起こしから議事録を爆速生成する
やり方
ZoomやGoogle Meetには自動文字起こし機能があります。この文字起こしテキストをそのままAIに投げるだけで、整った議事録が数秒で完成します。
使えるプロンプトテンプレート
以下をコピーして、文字起こしテキストと一緒に貼り付けるだけです。
添付の社内会議の文字起こしをもとに、正確かつ要点を押さえた議事録を作成してください。以下のフォーマットで整理してください。また、本議事録を出力後、全体への共有メール文も作成してください。
#目的
・タスクや会話内容を共有し、後から確認・振り返りができるようにすること。
#作成時の条件
・発言内容に忠実であることを第一としつつ、要点を簡潔にまとめてください。
・想像や推測による補足は行わず、実際の発言に基づいて記載してください。
・重要な議論、決定事項、課題点は明確に記載し、曖昧にしないでください。
#出力フォーマット
##サマリー
（会議全体の要点を日本語で簡潔にまとめてください）
##ネクストアクション
（今後の対応方針や進め方、確認事項などを記載）
##ToDo（担当者別に記載）
- [名前または役職]: やること
- [名前または役職]: やること
ポイント
広告代理店のミーティングで特に重要なのは「##ネクストアクション」と「##ToDo」の部分です。クライアントへの確認事項・社内の動きが混在しがちな代理店業務では、担当者別にToDoが整理されているだけで、その後の動きが格段にスムーズになります。
議事録を0から書くのはもうやめましょう。自動文字起こしをAIに投げて、僕たちは「内容のファクトチェック」をするだけの役割にシフトすべきです。
② 話し言葉をそのままメールに変換する
こんな経験ありませんか
急いでいるとき、頭の中にはメールの内容があるのに、文章にするのに時間がかかる。特にクライアントへの謝罪メールや、スケジュール変更の連絡は、言葉を選びながら書くのが地味にストレスです。
やり方
スマホやPCのマイクに向かって、話し言葉でブツブツ喋るだけです。主語も敬語もめちゃくちゃでOK。そのままAIに投げると、きちんとしたビジネスメールに変換してくれます。
例えばこんな感じです。
マイクに向かって喋った内容
えっと、〇〇さんすみません。入稿スケジュールが
ちょっと遅れそうで、当初の予定より2日後になりそうです。
こちらの制作サイドの確認漏れです。
改めてスケジュール表を送り直します。
ご迷惑おかけします。上記をメール文にして。
AIが生成したメール
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△の□□です。
入稿スケジュールについてご連絡いたします。
当初ご案内しておりました日程より2日遅れる見込みとなりました。
こちらの確認不足によるものであり、誠に申し訳ございません。
改めて修正後のスケジュール表をお送りいたします。
ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
話した内容がそのまま丁寧なメールになります。移動中でも、会議直後でも使えます。
③ プロンプトをショートカット登録して呼び出す
毎回コピペするのは面倒
上で紹介した議事録プロンプトも、毎回コピペするのは手間です。これを解決するのが「スニペットツール」への登録です。
おすすめツール
- Mac：Clipy（無料）
- Windows：Clibor（無料）
- 両対応：PC内蔵のユーザー辞書機能
設定方法
よく使うプロンプトをスニペットツールに登録しておき、「/giji」と入力するだけで議事録プロンプトが展開されるように設定します。
代理店プレイヤーとして一番「泥臭いけど一番効く時短テク」がこれです。一度設定すれば、その後は何十回・何百回と使い回せます。
④ セキュリティだけは絶対に気をつけること
AIを業務で使う上で一点だけ絶対に守ってほしいことがあります。
クライアントの機密情報を無料プランのAIに入力しない
ChatGPTやGeminiの無料プランは、入力した内容がAIの学習に使われる可能性があります。クライアントの未発表キャンペーン情報・プロモーション予算・個人情報などを入力すると、最悪の場合、他のユーザーにその情報が表示されるリスクがあります。
業務で使う場合は、必ず法人向けプラン（学習から除外されるプラン）を使いましょう。
- ChatGPT：Team/Enterpriseプラン
- Gemini：Google Workspace Business/Enterpriseプラン
クライアントの大切なブランドを守るために、AIは「下書きを作るパートナー」として、機密情報の扱いだけは人間が責任を持って管理してください。
まとめ：議事録・メール作成に使う時間を半分以下にする
今回紹介した方法をまとめます。
| やること | 効果 |
|---|---|
| 文字起こし→議事録プロンプト | 議事録作成時間を大幅短縮 |
| 話し言葉→メール変換 | 移動中・会議直後でもメール作成可能 |
| スニペットツール登録 | プロンプトを一発呼び出し |
AIは「仕事を全部やってくれる魔法のツール」ではありません。でも「事務作業を半分以下にしてくれるパートナー」として使えば、本来集中すべき「考える仕事」に時間を使えるようになります。
広告代理店の仕事は、クリエイティブを磨いたり戦略を考えたりすることに価値があります。議事録を書く時間はできる限り削りましょう。
AIスキルをもっと本格的に身につけたい人へ
今回紹介したのはAI活用のほんの入り口です。実は、僕も下記の研修を短期集中で受講した経験があります。プロンプトの作り方・AIツールの使い分け・業務自動化まで体系的に学びたい人向けに短期集中で学ぶのがおすすめです。
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